Travel Management 4.0
Die berufliche Mobilität und das mobile Abrufen von Informationen zeichnet unsere Gesellschaft aus und bestimmt einen nicht unerheblichen Teil des Arbeitsalltags vieler Fachkräfte. Die Digitalisierung wird vermehrt den gesamten Geschäftsreiseprozess bestimmen und verändern, von der Planung, während der Reise bis zur Abrechnung und Controlling. Darüber hinaus gewinnen aufgrund des Fachkräftemangels die Bedürfnisse der reisenden Mitarbeiter einen neuen Stellenwert und finden zunehmend Beachtung im Business Travelprozess. Beispielsweise empfinden Geschäftsreisende Flug- und Bahnausfälle als Stress und wünschen sich daher mehr Unterstützung während der Reise. Indem auf diese Informationswünsche und auf persönliche Vorlieben Rücksicht genommen wird, können Unternehmen die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter fördern und sich vom Wettbewerb abheben. Für den Travel Manager bedeutet dies die Digitalisierung von neuen und bestehenden Prozessen, Bereitstellen von neuen Tools, Integration von Mitarbeiterprofilen in bestehende Systeme, dies Einklang mit den Vorgaben von Controlling und der bestehenden IT-Struktur.
Die Systeme und Prozesse sollten so gestaltet sein, dass Angebote nach den Vorlieben des Reisenden generiert werden und gleichzeitig die Reiserichtlinien einhalten. Während der Reise wird der Mitarbeiter durchgängig über den gesamten Reiseplan sowie Änderungen und Alternativen informiert. In einer neuen Stadt werden dem Mitarbeiter entsprechend seiner gespeicherten Vorlieben Angebote für seine Freizeit vorgeschlagen. Die Abrechnung der Reise kann der Mitarbeiter in Kürze generieren, da die Daten digital vorliegen und der Abrechnungsprozess selbsterklärend gestaltet ist. Die aussagekräftigen Daten werden gleichzeitig an das Controlling gegeben, damit die Reiserichtlinien bei Bedarf während des Jahres geändert werden können. Kurz, ein integriertes System, End-to-End, das kompatibel mit den Systemen des Unternehmens ist und den gesamten Prozess wie auch Fahrdienste und Taxifahrten umfasst.
Das Travel Management entwickelt sich wie die gesamte Reiseindustrie zu einer Technologieindustrie. Aufgrund der technischen Entwicklungen und neuen Bedürfnisse der Geschäftsreisenden werden die Anwendungen zunehmend von Mobilgeräten, Virtueller Realität und Künstlicher Intelligenz geprägt werden. Um diese komplexen Aufgaben lösen zu können und die Kosten für das Unternehmen zu limitieren, lohnt es sich, Outsourcing Lösungen durch Consultants oder Geschäftsreisemanagementunternehmen / TMC hinzuzunehmen.