Auswertung der Reisekosten 2015

Finanzdaten sind magere Grundlage für effektives Reporting

Mit dem abgeschlossenen Geschäftsjahr können nun die Geschäftsreisekosten analysiert und Ziele für 2016 gesetzt werden. Die meisten Firmen nutzen hierbei die in der Finanzbuchhaltung vorliegenden Daten, die jedoch keine wirklich geeignete Grundlage für eine Analyse der Reisekosten sind. Denn die Datentiefe bestimmt den Spielraum der Reisekostensteuerung und damit das Reisebudget.

Für ein effektives Reisekostenmanagement sollten die Daten auch Auskunft über Verkehrsträger und Unterkunft geben. Wenn die Daten dies nicht hergeben, ist somit ein Aufsplitten nach Airline und Beförderungsklasse oder Hotel nicht oder nur unter großem Aufwand möglich. Um jedoch qualifizierte Einsparungsziele setzen zu können, müssen die einzelnen Bereiche analysiert werden.

Grundsätzlich gibt es im Zeitalter von Big Data genug Daten, nur muss man wissen, wo diese sind und wie man sie zusammenführt. Die Zahlen lesen, analysieren und die richtigen Schlüsse ziehen, ist der nächste Schritt. Hierbei ist auch wichtig beurteilen zu können, was im Reiseetat möglich ist und was das Ziel der Auswertung sein soll.

Geht es zum Beispiel in erster Linie um optimierte Buchungs- und Reiseprozesse, sind die Daten aus dem Flugbereich entscheidend. Buchungsdatum, Reisedatum und Tarifwahl geben Ansatzpunkte über mögliche Einsparpotentiale. Auch sind diese Daten Grundlage für die Airline spezifischen Verhandlungen. Ob es nun Volumen, Strecken oder Projektverhandlungen sind, ohne entsprechendes Zahlenmaterial geht sehr wenig.

Was die Datenquellen betrifft, so muss man unterscheiden, ob eine Reiserichtlinie zugrunde liegt, da sich dies zunächst einmal auf die Verfügbarkeit der Daten auswirkt. Bei unmanaged Reiseetats, d.h. es gibt keine Reiserichtlinien, stammen die Zahlen aus unterschiedlichsten Datenquellen, so dass die erste Aufgabe ist, diese schnell und effizient zusammenzubringen. Ist dies für ein abgelaufenes Geschäftsjahr nur ungenügend möglich, sollten die Weichen gestellt werden, damit in den kommenden Auswertungsperioden die Zahlen für das Reporting zur Verfügung stehen.

Bei managed Volumen - etwa durch einen Travel Manager oder einen Travel Management Dienstleister wie zum Beispiel ein Geschäftsreisebüro - ist die Aufgabe einfacher, sofern die Daten erhoben und mit den richtigen Tools zugespitzt werden können. Schließlich ist das Ziel, die Ausgaben zu bewerten und die richtigen Schlüsse zu ziehen, damit für die Zukunft nicht der Reisende unter den Veränderungen leidet, sondern die Prozessveränderung sich für alle zu Vorteil führt.

Amerikanische Firmen sind im Vergleich zum deutschen Mittelstand im Travel Management schon einen Schritt weiter und haben das Potenzial durch effektives Reporting erkannt. Nach einer Befragung der GBTA haben in den USA 55 Prozent der Unternehmen einem besseren und aussagekräftigerem Reporting durch Ihre TMC s für die kommenden Jahre höchste Priorität eingeräumt. Vor dem Hintergrund, dass Reisekosten oftmals der drittgrößte Kostenfaktor eines Unternehmens sind, liegen hier viele ungenutzte Potenziale. Die fortschreitende Digitalisierung sollten Firmen zum Vorteil einsetzen, indem sie die Daten nutzen und gekonnt analysieren. Denn Reisedaten können für das Unternehmen im wahrsten Sinne des Wortes Wert stiften und das Wirtschaftlichkeitspotenzial optimieren.

Meine nächsten Beiträge werde ich den Themen Bündeln von Datenquellen und vorausschauendes Controlling durch Cost Savings widmen.